Apostilă, legalizare și traducerea documentelor

Documentele străine (cazierul judiciar, certificatele de căsătorie, de naștere și altele) trebuie, de regulă, legalizate și traduse înainte ca autoritățile spaniole să le accepte. Explicăm cele trei căi în funcție de țară, ordinea corectă a pașilor și un detaliu important despre certificatele consulare.

Depunerea s-a închis la 30 iunie 2026. Termenul prevăzut de DA 20ª și 21ª (DA 20ª din Regulament, introdusă prin RD 316/2026, punctul 6) a expirat. Textul de mai jos descrie aceste proceduri doar cu caracter informativ.

Principiul de bază

Orice document public străin trebuie, de regulă, autentificat (apostilă sau legalizare consulară) și tradus în spaniolă de un traducător autorizat (traducción jurada). Calea de autentificare depinde de țara care a emis documentul. Excepțiile, de exemplu documentele din statele UE, sunt descrise mai jos.

1De ce este necesar

Administrația spaniolă nu poate verifica direct autenticitatea ștampilei și a semnăturii unui organ străin. De aceea documentul trece printr-o procedură care confirmă oficial: «acest document este autentic și a fost emis de autoritatea competentă». Aceasta este legalizarea (în sens larg). Există două căi principale:

Apostila: o ștampilă simplificată de autentificare. Se aplică în țara care a emis documentul și funcționează între statele parte la Convenția de la Haga din 1961.
Legalizarea consulară: un lanț mai lung, prin ministerul de externe al țării emitente și consulatul Spaniei. Se aplică pentru țările din afara Convenției de la Haga.

În plus, traducerea autorizată este un pas obligatoriu separat, dacă documentul nu este în spaniolă.

2Trei căi, în funcție de țară

Ce anume îți trebuie depinde de țara care a emis documentul:

Țara emitentă	Ce se cere pentru autentificare
Țări din UE	Autentificarea (apostilă/legalizare) este necesară, cu excepția documentelor cărora li se aplică Regulamentul (UE) 2016/1191: pentru acestea este eliminată (condiții mai jos). Pentru celelalte documente din UE sunt necesare apostila sau legalizarea. Pentru documentele cuprinse în regulament, traducerea este necesară doar dacă nu există formular multilingv.
Convenția de la Haga (Ucraina, Rusia, Georgia, Armenia și multe altele)	Apostilă pe original (aplicată în țara emitentă) + traducere autorizată în spaniolă.
Alte țări (din afara Convenției de la Haga)	Legalizare consulară (ministerul de externe al țării → consulatul Spaniei) + traducere autorizată.

Este recomandat să verifici din timp lista exactă a țărilor din Convenția de la Haga și cerințele țării tale. Acestea influențează atât termenele, cât și ordinea pașilor.

Documente dintr-o țară UE, în detaliu

Cu documentele din statele membre UE lucrurile sunt mai simple decât par, dar apostila nu este întotdeauna de prisos. Regulamentul (UE) 2016/1191 (art. 4) elimină apostila și legalizarea doar pentru documentele enumerate la art. 2.1 (naștere, căsătorie, deces, cazier judiciar, printre altele) și cu condiții:

Nu este necesară apostila sau legalizarea pentru documentele enumerate la art. 2.1 din Regulamentul (UE) 2016/1191 și emise de autoritățile unui stat membru: această autentificare este eliminată.
Cazier judiciar: doar dacă certificatul a fost emis de statul membru al cărui cetățean este persoana și pentru un cetățean al Uniunii (art. 2.1.m). Dacă nu, sunt necesare apostila sau legalizarea.
Restul nu este scutit: documentele neenumerate în regulament și cele din țări terțe (art. 2.3) urmează regimul general, dacă nu le scutește o altă convenție.
De regulă, traducerea este necesară doar dacă nu există formular multilingv. Dacă formularul există, de obicei nici traducerea nu mai este necesară (art. 6.1.b); decide autoritatea.

Ce este formularul multilingv (impreso estándar multilingüe)? Este o anexă standard emisă de același organ din țara UE, împreună cu documentul. Reproduce aceleași date în toate limbile oficiale ale UE, inclusiv în spaniolă. Dacă este atașat, de obicei nu mai este necesară o traducere separată.

Când soliciți un document într-o țară UE, cere imediat și formularul multilingv. Dacă nu ți-l eliberează, pentru un document cuprins în regulament apostila tot nu este necesară: este suficientă o traducere autorizată în spaniolă.

3Ordinea corectă a pașilor

Ordinea contează: dacă traduci documentul înainte de apostilă, traducerea poate fi incompletă (nu va include ștampila apostilei) și va trebui refăcută.

Obții originalul documentului în țara emitentă (de exemplu, cazierul judiciar).
Aplici apostila pe original (în țara emitentă) sau efectuezi legalizarea consulară, în funcție de țară.
Realizezi traducerea autorizată a documentului deja legalizat, pentru ca traducerea să includă atât documentul, cât și ștampila apostilei sau a legalizării.
Incluzi în dosar originalul (legalizat) și traducerea autorizată.

Reține ordinea: mai întâi legalizarea (apostila), apoi traducerea. Nu invers.

4Traducerea autorizată (traducción jurada)

Nu orice traducere este acceptată

Este necesară o traducere autorizată, realizată de un traducător acreditat de Ministerul Afacerilor Externe al Spaniei (MAEC). O traducere de agenție «fără ștampila traducătorului autorizat» nu este acceptată.

Traducătorul figurează pe lista oficială MAEC (traductor jurado).
Traducerea este semnată și ștampilată de traducătorul autorizat.
Traducere obișnuită sau automată, fără ștampila jurada.

Traducerea trebuie să fie completă, inclusiv ștampila apostilei și toate celelalte sigilii de pe document.

5Certificatul emis de consulat: un detaliu important

Unii se adresează consulatului țării lor din Spania pentru un certificat. Înainte de a comanda, precizează ce document cere procedura ta și cine trebuie să-l elibereze.

Tipul certificatului depinde de procedură. Înainte de a folosi un certificat eliberat de consulat, verifică dacă este acceptat pentru procedura ta.

Cum să nu te încurci

Certificatul este emis de autoritatea competentă a țării (de exemplu, Ministerul Justiției sau Ministerul de Interne).
Cerințele privind tipul certificatului sunt verificate pentru procedura ta înainte de comandă.

Dacă ai dubii, clarifică înainte de traducere și depunere.

Atenție: legalizarea consulară (autentificarea documentului de către consulatul Spaniei) este altceva și reprezintă o cale legitimă. Nu o confunda cu «un certificat eliberat de consulatul țării tale».

6Valabilitate

Termenul de valabilitate și cerințele privind data certificatului depind de procedura pentru care depui cererea. Verifică-le înainte de a comanda documentul.

Comandă certificatul cu rezervă: ține cont de timpul necesar pentru apostilă și traducere, ca documentul să fie valabil la data depunerii.

7Listă de verificare

Ai identificat calea potrivită pentru țara ta: UE / Haga (apostilă) / alte țări (legalizare consulară).
Mai întâi legalizarea (apostila), apoi traducerea: nu invers.
Traducerea este autorizată (jurada), iar traducătorul figurează pe lista MAEC.
Traducerea este completă, inclusiv ștampila apostilei.
Certificatul este emis de autoritatea competentă a țării, iar tipul lui este verificat pentru procedura ta.
Termenul de valabilitate este verificat pentru data depunerii.

Planul AUTO

Îți spunem exact ce și în ce ordine să faci

Cu planul AUTO primești o listă personalizată de documente și instrucțiuni pas cu pas: inclusiv dacă țara ta necesită apostilă sau legalizare consulară și în ce ordine să faci traducerea.

Ca să nu refaci totul

Checklist personal de legalizare și traducere pentru țara taPlanul AUTO 29 €

Apostila sau legalizarea consulară, ordinea corectă, traducerea autorizată: este ușor să te încurci și să pierzi timp. Planul AUTO îți oferă checklistul și pașii pentru țara ta. Analiza unui caz concret este un serviciu separat.

Obține planul AUTO pentru 29 € Află ce îți trebuie pentru țara ta

Ai întrebări despre legalizare?

Te ajutăm să înțelegi ce îți trebuie exact pentru țara și documentul tău.